Firma elettronica: cos’è e quale scegliere

Come si possono scambiare e validare documenti, anche a distanza, in piena sicurezza? La firma elettronica e la firma digitale fanno riferimento allo stesso strumento di riconoscimento? Che differenze ci sono? Ne parliamo oggi insieme!

Oggi andiamo a fare un po’ di chiarezza riguardo le firme elettroniche: quali differenze ci sono tra quelle esistenti, quali scegliere e a cosa occorre prestare attenzione quando se ne sceglie una.

Firma elettronica: quanti e quali tipi esistono

Partiamo con il dire che esistono tre tipi differenti di firma elettronica: quella semplice, quella avanzata e quella qualificata.

Tra le tre, la firma elettronica semplice, è definita come “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica.”

Gli esempi più immediati di firma elettronica sono sicuramente User e Password o il PIN della carta di credito, viene chiamata anche semplice (o debole) perché può essere usata esclusivamente per un’autenticazione informatica a un documento elettronico.

La firma elettronica avanzata ha invece un grado di sicurezza maggiore, poiché come si intuisce dalla definizione è “un insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati”. Un esempio di firma avanzata è quella grafometrica, apposta quindi su un dispositivo touch tramite un pennino.

Il terzo tipo di firma elettronica è quella nota come Firma Elettronica Qualificata. Questo tipo di firma è stato creato per assicurare l’identificazione univoca del titolare ed è basata su un certificato qualificato per firme elettroniche. Questa firma equivale completamente ad una firma autografa e viene generata con appositi dispositivi di sicurezza (ad esempio token o chiavette USB) che garantiscono una tutela e protezione dei dati.

E la firma digitale?

La firma digitale, come definito dal Codice Amministrazione Digitale, è “un particolare tipo di Firma Elettronica Avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.”

Ha la stessa valenza legale della firma autografa e prevede un sistema di crittografia che ne garantisce un completo grado di sicurezza.

Perché dotarsi di una firma elettronica?

Lo scambio di documenti e l’approvazione degli stessi, se affidata agli strumenti tradizionali, può creare degli ostacoli che possono incidere negativamente sulla soddisfazione del cliente finale. Digitalizzare i processi e contratti permette quindi di migliorare e velocizzare lo scambio degli stessi, coinvolgendo al massimo le parti e offrendo la possibilità di connettersi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Tutto diventa più semplice, più immediato e di conseguenza più piacevole. Migliorando i servizi e la loro erogazione aumentano anche le possibilità di successo di un’azienda, incrementandone l’efficienza operativa e i conseguenti ricavi.

La trasformazione digitale può partire in qualsiasi momento e inizia attraverso pochi e semplicissimi passi.

Adobe Sign

La soluzione che consigliamo ai nostri clienti come prima scelta per dotarsi di un sistema di firme digitali è Adobe Sign. Si integra perfettamente con i software aziendali più usati (come Microsoft 365, Teams e Salesforce) ed è la scelta primaria di milioni di persone. Adobe Sign ha elaborato oltre 8 miliardi di transazioni da milioni di firmatari in tutto il mondo*.

Qualsiasi sia la dimensione aziendale Adobe Sign può migliorare nettamente le performance aziendali perché è:

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*“The Total Economic Impact of Adobe Sign” (L’impatto economico totale di Adobe Sign), Forrester Consulting. Agosto 2019