Come allestire una sala meeting per il lavoro ibrido?

Stai cercando informazioni su come allestire una sala meeting per soddisfare le nuove esigenze di lavoro ibrido?

Data l’importanza delle riunioni e del ruolo centrale che ricoprono in azienda è necessario dotarsi dei giusti allestimenti per favorirne il corretto svolgimento. Vediamo insieme 5 elementi indispensabili per allestire una sala meeting pensata per il lavoro smart!

Come allestire una sala meeting?

Negli attuali scenari lavorativi, sempre più moderni e iperconnessi, dotarsi delle giuste e adeguate tecnologie diventa indispensabile per far partecipare le persone a riunioni e meeting. Sia quando sono presenti in sala, sia quando sono connesse da remoto.

Quali sono gli elementi principali da tenere in considerazione quando si decide di allestire una sala meeting di questo tipo?

Sistemi di prenotazione sale

Quante volte vi è capitato di voler fare un meeting e trovare la sala riunioni occupata da altri team? Perdere tempo per trovare una sala libera o rischedulare un meeting incrociando tutte le agende può diventare frustrante, ma dotarsi di un sistema di Room Booking può risolvere il problema.
La prenotazione delle sale meeting permette, infatti, a tutti i dipendenti di comunicare in tempo reale la disponibilità o meno di una sala.

Installare un sistema di prenotazione sale è semplice e usarlo lo è ancora di più: esistono numerose piattaforme tutte intuitive che si gestiscono facilmente da smartphone o da specifiche console.

La piattaforma di prenotazione non è, tuttavia, l’unica da considerare per l’allestimento di una moderna sala riunioni e, per rendere ibrido un ambiente, è importante valutare anche la giusta piattaforma di videoconferenza.

Piattaforme di videoconferenza

Sempre più spesso i meeting si svolgono anche a distanza e occorre dotarsi di una piattaforma di videoconferenza sicura, stabile e performante che favorisca una connessione immediata tra tutti i partecipanti, presenti in sede o connessi da remoto.

Tra le tante disponibili consigliamo sempre di scegliere quella che soddisfi al 100% le proprie esigenze professionali.
Avete bisogno di una piattaforma che permetta di effettuare solo riunioni o anche webinar e corsi di formazione?

Partendo da questa prima selezione è poi necessario restringere la scelta tra quelle più compatibili con i propri device di sala, per semplificare le connessioni e ridurre i tempi di attesa.

Scelte queste piattaforme occorre passare alla scelta anche dei supporti video attraverso i quali sfruttarne a pieno il potenziale.

Monitor interattivi

I monitor professionali sono un “must-have” per le sale riunioni moderne e non solo per vedere chi è connesso da remoto in videoconferenza, ma anche per proiettare ai presenti i propri contenuti, dati e presentazioni.

Se l’esigenza è più ampia e si è alla ricerca di un vero e proprio strumento di collaborazione la scelta può ricadere invece sui monitor interattivi, che permettono di interagire senza limiti e favoriscono il lavoro di squadra riducendo le distanze, migliorando le sessioni di brainstorming e lo scambio di feedback.

Non esiste un monitor adatto a tutte le aule o sale, ma ogni monitor è progettato per soddisfare specifiche esigenze, anche di spazio, ed è importante scegliere con cura il più indicato per l’uso che se ne andrà a fare e l’ambiente in cui si andrà ad inserire, nel quale è consigliato considerare anche la componente acustica.

Sistemi audio video e acustica ambientale

Il sistema audio video, se accompagnato da un controllo dell’acustica ambientale, può modificare completamente il comfort all’interno degli uffici. Ascoltare bene ed essere sentiti al meglio elimina i fastidiosi problemi tipici di una cattiva acustica che si presentano in tutti i luoghi dove più persone si trovano a parlare insieme, proprio come avviene nelle sale riunioni.

Quando si pensa a come allestire una sala meeting occorre quindi:

• scegliere telecamere in alta definizione che garantiscano un’inquadratura ampia
• microfoni che possano captare l’audio senza distorsioni
• trattare l’acustica quando necessario

Se vuoi saperne di più sui benefici del trattamento acustico, ti consigliamo di leggere questo nostro articolo dedicato.

Impianto domotico

Infine, valutare di installare un impianto domotico per regolare e controllare tutti i dispositivi di sala – inclusi luce, riscaldamento e sistema di sicurezza – è l’ultimo elemento che suggeriamo di inserire nella propria sala meeting. La domotica rende inoltre moderna e performante qualsiasi aula.

Centralizzare e automatizzare il controllo dei dispositivi di sala permette di risparmiare tempo ed essere subito operativi, con un impatto positivo sull’ambiente grazie al risparmio energetico!

Se vuoi una consulenza gratuita per capire come allestire una sala meeting o scegliere gli elementi più adatti tra i vari disponibili, contattaci senza impegno.

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