Sale meeting smart: come allestirle

Le sale meeting di un’azienda rappresentano uno spazio di lavoro fondamentale per l’incontro e il confronto fra coloro che fanno parte dell’organizzazione.

Sono luoghi adibiti allo scambio di idee per stimolare la discussione in gruppo favorendo la concentrazione di dipendenti e responsabili.

Oltre a questo le sale riunioni hanno una funzione centrale in quanto veicolano l’immagine aziendale sia verso gli stakeholder interni ma, soprattutto, verso quelli esterni come potenziali clienti e fornitori.

Da qui la necessità di renderle professionali e accoglienti, ma non solo. Considerando gli attuali scenari di iper connessione e lavoro ibrido nei quali siamo immersi, la crescente attenzione nei confronti dell’ambiente ma anche le infinite possibilità offerte dalle nuove tecnologie, è opportuno trasformare queste sale riunioni in sale meeting smart.

Grazie all’esperienza sul campo, BG & Partners ha individuato una soluzione per rendere la sala riunioni intelligente, performante e moderna al fine di agevolare e snellire i processi sopra analizzati.

Gli strumenti indispensabili per rendere smart le sale meeting

Trasformare una sala riunioni in una sala meeting smart vuol dire renderla funzionale in termini di semplicità di utilizzo, efficientamento energetico, connessione e controllo. In questo senso il room scheduling e il controllo della domotica da remoto sono le frontiere di una qualsiasi sala riunioni proiettata al futuro poiché permettono agli utenti di risparmiare tempo, incidendo positivamente sulla sostenibilità ed economia dell’organizzazione.

Queste tecnologie, inoltre, offrono strumenti analitici per monitorare l’effettivo utilizzo delle sale meeting: in questo modo è possibile prendere scelte ponderate e decisioni consapevoli in merito agli spazi, le apparecchiature, i futuri interventi e investimenti di manutenzione, con la possibilità di effettuare previsioni di consumo energetico. Il tutto senza trascurare la sicurezza dei dati: i sistemi che vi andremo a proporre garantiscono a chi li utilizza la massima sicurezza, controllo e privacy.

Room Scheduling

 

Nelle grandi organizzazioni la ricerca e prenotazione di una sala meeting può diventare un’attività frustrante, tra inutili perdite di tempo e l’evenienza, se non si trova una sala libera, di dover rischeludare il meeting (e tutti sappiamo quanto possa essere difficile incrociare tutte le agende). Grazie al Room Scheduling di Extron l’utente può cercare una sala disponibile, prenotarla per incontri futuri in modo semplice e intuitivo senza che l’azienda debba sostenere alcuna spesa annuale di abbonamento o assistenza.

Attraverso questo software Extron i dipendenti possono comunicare in tempo reale la disponibilità o meno di una sala e procedere con la prenotazione ondemand da qualsiasi dispositivo connesso a Microsoft® Exchange 365®, Google Calendar™, 25Live®, EMS, NFS e Ad Astra®.
In questo senso Microsoft® Exchange 365® è un ottimo alleato per condividere i calendari dei dipendenti. Ogni utente, infatti, può inserire e visualizzare un appuntamento rendendolo pubblico agli altri.

Ma tornando ai prodotti Extron, essi si adattano agevolmente agli strumenti che già si utilizzano: ad esempio il software Room Agent è integrabile con i sistemi operativi Windows e Mac. Dopo essere stato avviato e aver compilato i campi richiesti per la creazione dell’interfaccia grafica è immediatamente pronto per l’utilizzo in modo veramente smart.

Oltre a questo è possibile abbinare ai pannelli Touchlink Scheduling, posizionati al di fuori dalle sale riunioni, i sensori di presenza per evitare il rischio di mancate presenze durante riunioni periodiche, monitorare le presenze e riattivare lo stato di disponibilità di una sala al termine di un intervallo definito dall’utente stesso.

Grazie alla nostra esperienza nella realizzazione di sale meeting smart abbiamo elaborato e riassunto così i punti di forza del Room Scheduling di Extron:

• prenotazione on demand delle sale da qualsiasi dispositivo connesso a Microsoft® Exchange 365®, Google Calendar™, 25Live®, EMS, NFS e Ad Astra®;
• nessuna spesa annuale di abbonamento o assistenza;
• supporto dell’autenticazione a due fattori richiesta da Microsoft® Exchange 365® ;
• adattabilità e facile integrazione all’infrastruttura IT proprietaria;
• monitoraggio efficace dell’effettivo utilizzo delle sale;
• comunicazioni sicure e dati affidabili;
• comunicazioni criptate nell’intero ecosistema.

GVE

 

Quando parliamo di sale meeting smart non possiamo non citare gli impianti domotici che permettono la gestione da remoto dei diversi dispositivi che fanno parte della sala riunioni, ma anche dell’impianto elettrico, del sistema di riscaldamento e quello di sicurezza. Con la centralizzazione e building automation si risparmiano tempo e risorse economiche, andando incontro alle crescenti esigenze di risparmio energetico con un impatto positivo sull’ambiente.

Il GlobalViewer Enterprise (GVE) di Extron è lo strumento migliore in quanto permette all’IT Manager l’accesso da remoto e in completa autonomia della sala riunioni attraverso un’interfaccia di facile utilizzo.

Si tratta di un software estremamente utile soprattutto per quelle organizzazioni che dispongono di centinaia di spazi di collaborazione dislocati su aree molto ampie. Le risorse Help desk, infatti, permettono all’utente di spostarsi fra le sale meeting e, in generale tra i diversi ambienti, utilizzando raffigurazioni visive e visualizzando le notifiche di sistema in tutta semplicità all’interno di un’unica panoramica.

Inoltre si possono programmare le attività tramite scheduling, come la pianificazione dello spegnimento a un determinato orario delle luci e displays all’interno della sala riunioni. Grazie all’app mobile iGVE per android e iOS è anche possibile gestire e controllare in ogni momento e in maniera efficace le installazioni AV da dispositivi quali iPad, iPhone o iPod Touch di Apple.

Possiamo così riassumere i principali vantaggi del GVE di Extron:

• controllo da remoto dei sistemi AV, del sistema d’illuminazione e ventilazione delle sale riunioni;
• monitoraggio e analisi delle modalità di utilizzo delle sale;
• risparmio in termini di tempo e risorse;
• efficientamento energetico.

Se vuoi allestire una sala meeting smart puoi compilare il form di seguito, ti aiuteremo a realizzare la sala riunioni più adatta alle tue esigenze.

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